SMART WORKING come funziona e quando diventa efficace?

Flessibilità, autonomia, responsabilizzazione, orientamento ai risultati: con queste parole chiave si potrebbe sintetizzare la filosofia (e la pratica) che sta alla base dello smart working, il “lavoro agile” che può essere applicato con notevoli vantaggi non solo all’interno delle aziende, ma anche nella vita quotidiana di ogni lavoratore dipendente. Smart working come funziona? Cosa offre e quando diventa efficace? Nel nostro articolo rispondiamo a queste domande.

^{SMART WORKING DEFINIZIONE Partiamo dalla traduzione del termine perche non tutti conoscono l’inglese. Lo smart working tradotto in italiano significa ” lavoro intelligente” SMART= INTELLIGENTE e  WORKING= LAVORARE.}

Lavorare in smart working cosa significa?

Lo smart working è, in generale, un sistema di lavoro flessibile. Questo modello dovrebbe far sì che l’attenzione principale non sia sul tempo di lavoro, ma sui suoi risultati. Così, il dipendente esegue i suoi compiti in qualsiasi momento e in qualsiasi luogo, che, tuttavia, deve essere precedentemente concordato con il suo superiore.

Smart working non significa solo lavorare fuori dall’ufficio. Anche se può essere associato principalmente all’esecuzione di compiti da remoto – da un luogo da noi scelto , per esempio da casa, in realtà può riguardare un luogo specifico dell’ufficio adattato a questo tipo di lavoro. I dipendenti hanno preferenze diverse – un giorno potrebbero aver bisogno di pace e tranquillità al 100%, il giorno dopo potrebbero voler discutere le loro idee con altri colleghi del gruppo. In una giornata calda vogliono lavorare all’aperto, e in una piovosa – nascondersi in un ufficio caldo e accogliente.

Gli uffici adattati allo smart working spesso non hanno posti di lavoro designati per un particolare dipendente. Pertanto, ogni giorno si decide dove si vuole lavorare. Di solito negli uffici si trovano degli armadietti, dove si nascondono le sue cose dopo aver finito di lavorare. Grazie a questo, un giorno può sedersi su un comodo divano, e il giorno dopo può sedersi alla sua scrivania, o anche stare in piedi su un supporto speciale, se ne ha voglia, e in questo modo lavorerà meglio.

Perché lavorare in smart working?

Perché le aziende decidono di introdurre lo smart working? Dal momento in cui il Coronavirus ha costretto molte aziende a chiudere gli uffici, la soluzione più efficace per assicurare la continuità produttiva è stata individuata nello smart working.

Prima ancora che scoppiasse la pandemia, sempre più ricerche hanno dimostrato che 8 ore passate alla scrivania fanno male alla concentrazione e alla creatività di un impiegato. La stessa posizione, lo stesso ambiente, la mancanza di flessibilità può far sentire un impiegato come se fosse inchiodato a una sedia, troppo stanco, e le idee non gli verranno in testa. Soprattutto se si scopre che esegue completamente i suoi compiti in 6 ore, e passa 2 ore su non fare praticamente nulla. La prospettiva che si potrebbe essere già a casa, e la qualità del suo lavoro non ne risentirebbe, è davvero allettante.

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Cosa offre lo smart working?

Grazie all’introduzione del modello di smart working, i dipendenti avranno più tempo per se stessi, e questo significa un equilibrio tra vita privata e professionale, quindi più energia, un approccio più sano al lavoro, e anche resistenza fisica, attraverso il riposo e il relax.

Il datore di lavoro, a sua volta, guadagna dipendenti che sono più efficaci, creativi, innovativi, che hanno idee fresche ed eccellenti. Grazie al fatto che possono scegliere autonomamente il luogo dove lavorare, possono concentrarsi molto di più sui loro compiti. Inoltre, i dipendenti sono più rilassati, vivaci, hanno un atteggiamento migliore verso il lavoro, il che influisce sull’atmosfera, e quindi sull’impegno e l’identificazione con l’azienda.

Quando lo smart working è efficace ?

Affinché lo smart working funzioni perfettamente nel nostro ufficio, dobbiamo prima assicurarci che i nostri dipendenti siano pronti per questo tipo di lavoro. Devono essere proattivi (non aver paura delle sfide, affrontarle a testa alta, essere orientati agli obiettivi e mostrare iniziativa), disposti a condividere le loro conoscenze con gli altri, essere motivati e comunicare senza problemi le informazioni agli altri.

Se vogliamo che un dipendente sia orientato all’obiettivo, dobbiamo innanzitutto avere un obiettivo ben chiaro. Ogni persona che lavora nell’azienda dovrebbe conoscerlo e sapere a cosa puntiamo. Grazie a questo i dipendenti sanno per cosa stanno lavorando, non temono che i loro compiti vadano sprecati e vedono un senso anche in quei compiti che sono semplicemente poco interessanti, noiosi e non richiedono molto impegno e creatività.

Prima di introdurre lo smart working, dovremmo anche assicurarci che la comunicazione tra i dipendenti sia al giusto livello. Devono comunicare tra loro anche se non sono nella stessa stanza. È difficile parlare di lavoro intelligente quando nessuno capisce nessuno.

Per chi è conveniente lavorare in smart working?

Lo smart working può essere un’opzione conveniente per tutte quelle persone che, per cause indipendenti dalla loro volontà, hanno problemi a raggiungere ogni giorno il luogo di lavoro. Pensiamo, ad esempio, a quei genitori che devono occuparsi dei loro figli e che non hanno la possibilità di affidarli temporaneamente alla cura di un soggetto terzo.

Si è parlato molto di questo argomento anche durante il lockdown. Con le scuole chiuse, lo Stato italiano si è fatto promotore di iniziative di sostegno economico per le famiglie che hanno bisogno di una baby-sitter a cui affidare i propri figli. Non sarebbe molto più semplice, laddove ovviamente possibile, dare la possibilità a tali famiglie di lavorare in smart working? Così facendo, avrebbero l’opportunità di continuare a svolgere il proprio lavoro e, al contempo, di prendersi cura dei loro bambini.

A chi non conviene lavorare in smart working

Le persone sprovviste di particolari esigenze di carattere familiare potrebbero anche trovare poco conveniente il ricorso allo smart working. Pensiamo, ad esempio, a quei giovani che non hanno ancora una famiglia o dei figli a proprio carico e che potrebbero preferire le dinamiche ed i ritmi garantiti dal lavoro in sede rispetto al lavoro agile.

L’idea dello smart working potrebbe non affascinare coloro che sono abituati ad andare oltre il normale orario di lavoro o a lavorare anche in orari notturni e/o festivi, al fine di percepire un compenso extra. Come abbiamo visto poc’anzi, la legge sullo smart working non prevede queste possibilità. In poche parole, chi lavora in modalità agile dovrà accontentarsi della retribuzione pattuita e non potrà sperare in una busta paga di maggiore entità.

Chi ama il lavoro di squadra potrebbe trovare frustrante la solitudine tipica di una giornata lavorativa in smart working. Il piacere di confrontarsi di continuo con i propri colleghi viene, spesso, a mancare quando il team è costretto ad organizzarsi tramite video-conference o gli altri strumenti che la tecnologia mette a disposizione.La ricetta perfetta non esiste e, come sempre, la soluzione migliore sta nel mezzo. A fare la differenza, comunque, sono le esigenze delle aziende e dei dipendenti, in base alle quali lo smart working porterebbe costi ulteriori e potrebbe risultare più o meno conveniente.

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Smart Working – attenzione alle trappole!

Il lavoro intelligente e l’orientamento ai risultati è un metodo molto allettante. Sembra essere un modo ideale di lavorare e i dipendenti di solito accettano di buon grado. Come abbiamo già detto prima, i vantaggi di questo sistema sono davvero numerosi. Tuttavia, nell’euforia possiamo dimenticare le questioni importanti che faranno sì che lo smart working aiuti ad aumentare l’efficienza, ma fermi altre questioni.

Prima di tutto, è bene ricordare che per introdurre uno smart working efficace, è necessario fornire ai dipendenti l’attrezzatura giusta per lavorare. Non possono essere lasciati soli con questo compito. Utili in un tale modello di lavoro sono, per esempio, i dispositivi mobili, che l’azienda dovrebbe fornire e di cui spesso si dimentica.

Quando si pianifica un lavoro intelligente, si può anche dimenticare la legge e iniziare a infrangerla. Non bisogna dimenticare il codice del lavoro o i regolamenti interni dell’azienda. È molto importante per costruire un modello che funzioni bene.